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顾客诉怨处理法则之如何让顾客转怒为喜

[ 来源:《复制连锁帝国》 | 时间:2007年09月15日 | 收藏本文 ] 【

商场在处理各种顾客投诉时,要掌握两大原则:一是顾客至上,永远把顾客的利益放在第一位;二是迅速补救,确定把顾客的每次抱怨看作商场发现弱点、改善管理的机会。只有这样才能重新获得顾客的信赖,提高商场的业绩。当然,即使我们能够教授员工清空顾客不满的技巧,我们也有必要认识到使顾客烦恼的共同原因。一旦我们做到了这些,就能够持续地培训我们的员工来使他们回答和处理好这些问题,接着我们就能采用解决问题的具体方法,来看是否能够在长期内根除这样的问题。

1:诉怨处理原则
做生意不仅要创造顾客,更要留住顾客。无论处理什么样的抱怨,都必须要以顾客的思维模式寻求解决问题的方法。诉怨处理原则包括:

(1)正确的服务理念

需要经常不断地提高全体员工的素质和业务能力,树立全心全意为顾客服务的思想,“顾客永远是正确的”的观念。诉怨处理人员面对愤怒的顾客一定要注意克制自己,避免感情用事,始终牢记自己代表的是公司或商场的整体形象。

(2)有章可循

要有专门的制度和人员来管理顾客投诉问题,使各种情况的处理有章可循,保持服务的统一、规范。另外要做好各种预防工作,使顾客投诉防患于未然。

(3)及时处理

处理抱怨时切记不要拖延时间,推卸责任,各部门应通力合作,迅速做出反应,向顾客“稳重+清楚”地说明事件的原由,并力争在最短时间里全面解决问题,给顾客一个圆满的结果。否则,拖延或推卸责任,会进一步激怒投诉者,使事情进一步复杂化。

(4)分清责任

不仅要分清造成顾客投诉的责任部门和责任人,而且需要明确处理投诉的各部门、各类人员的具体责任与权限以及顾客投诉得不到及时圆满解决的责任。 

(5)留档分析

对每一起顾客投诉及其处理要做出详细的记录,包括投诉内容、处理过程、处理结果、顾客满意程度等。通过记录,吸取教训,总结经验,为以后更好地处理地好顾客投诉提供参观考。

2:诉怨处理技巧——令顾客心情晴朗的“CLEAR”方法

卖场运营中,处理顾客诉怨是服务提供者的一项重要工作,如何平息顾客的不满,使被激怒的顾客“转怒为喜”,是企业获得顾客忠诚的最重要手段。在这里,我们将介绍一个处理顾客诉怨,令顾客心情晴朗的技巧——“CLEAR”方法,也即顾客愤怒清空技巧。

理解和实践清空技巧能够帮助企业妥当地处理最棘手的情形。“令顾客心情晴朗(CLEAR)”的顾客诉怨应对原则包括以下步骤。

C - 控制你的情绪(Control)

L - 倾听顾客诉说(Listen)

E - 建立与顾客共鸣的局面(Establish)

A - 对顾客的情形表示歉意(Apologize)

R - 提出应急和预见性的方案(Resolve)

(1) 控制你的情绪(C)

① 目的

当顾客发怒时,导购员要处理的第一个因素是控制自己的反应情绪。当顾客进行投诉时,往往心情不好,失去理智,顾客的语言或者行为会让我们的员工感受到攻击、不耐烦,从而被惹火或难过,容易产生冲动,丧失理性,“以暴制暴”,这样就使得事态发展更加复杂,店面服务和信誉严重受损。

② 原则

坚持一项原则,那就是:可以不同意顾客的投诉内容,但不可以不同意顾客的投诉方式。正如我们可以不赞成他们说话的内容,但我们誓死捍卫他们说话的权利一样。顾客投诉是因为他们有需求没有被满足,所以我们应该要充分理解顾客的投诉和他们可能表现出的失望、愤怒、沮丧、痛苦或其它过激情绪等,不要与他们的情绪共舞或是责怪任何人。

③ 有效技巧

下边是一些面对顾客投诉,帮助你平复情绪的一些小技巧。

* 深呼吸,平复情绪。要注意呼气时千万不要大声叹气,避免给顾客不耐烦的感觉。

* 思考问题的严重程度。

* 登高几步。要记住,顾客不是对你个人有意见,即使看上去是如此。

* 以退为进。如果有可能的话给自己争取点时间。如“我需要调查调查一下,10分钟内给您回电”,“我需要两三分钟时间同我的主管商量一起解决这个问题,您是愿意稍等一会儿呢,还是希望我一会儿给您打回去?”,当然你接着得确保在约定的时间内兑现承诺。

(2)倾听顾客诉说(L)

员工的情绪平复下来后,需要顾客也镇定下来才能解决好问题。先别急于解决问题,而应先扶平顾客的情绪,然后再来解决顾客的问题。

① 目的

为了管理好顾客的情绪,你首先要意识到这些情绪是什么,他们为什么投诉。静下心来积极、细心地聆听顾客愤怒的言辞,做一个好的听众,这样有助于达到以下效果。

* 字里行间把握顾客所投诉问题的实质和顾客的真实意图

零售企业卖场顾客不满与投诉的类型五花八门,在处理时首先应把握顾客所投诉问题的实质和顾客的真实意图。

* 了解顾客想表达的感觉与情绪

细心聆听态度,给顾客的抱怨一个渲泄,辅以语言上的缓冲,为发生的事情道歉,声明你想要提供帮助,进行细心地聆听,表示出与顾客合作的态度。这既让顾客将愤怒一吐为快,使愤怒的程度有所减轻,也为自己后面提出解决方案做好准备。

② 原则

倾听顾客诉说的不仅是事实,还是隐藏在事实之后的情绪,要遵循的原则应该是为了理解而倾听,并非是为了回答而倾听。

③ 有效技巧

在顾客很恼火时,有效、积极的听是很有必要的。

* 全方位倾听。要充分调动左右脑,直觉和感觉来听,比较你所听到、感到和想到的内容的一致性。用心体会、揣摩听懂弦外之音。

* 不要打断。要让顾客把心里想说的话都说出来,这是最起码的态度,中途打断顾客的陈述,可能遭遇顾客最大的反感。

* 向顾客传递被重视。

* 明确对方的话。对于投诉的内容,觉得不是很清楚,要请对方进一步说明,但措辞要委婉。

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