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企业网站项目如何管理运作

[ 来源:Internet | 时间:2005年08月07日 | 收藏本文 ] 【

 随着新经济浪潮的兴起,网络经济逐渐走入人们的视野之中,而互联网在经过泡沫时期的清洗之后,也逐渐成为继电视、报纸、杂志、广播之后的第五大媒体。与此相关的是,各大企业已充分意识到了互联网的作用,并开始根据需要改造自身的网站功能。

  那么,从项目的角度来说,一个网站从立项到结项的过程,该如何去管理运作呢?尤其是不懂IT的人士来负责网站项目又该从何处着手呢?

  为此,本文将从几个角度来分析网站项目的管理和运作。


一、项目的背景介绍
  犹如做策划案时来个SWOT分析一样,整个网站立项时也须进行项目背景介绍。背景介绍说白了就是你为什么要建立这个网站的原因及要达到的目的,这里面可从原有网站存在的问题、现实工作中存在而又可以通过网站来解决的问题、宣传的需要等方面去入手思考,从而推出所要达到的目的。这个方面很重要,它就像大厦的基石一样,后来的一切操作都是围绕这个目的来进行的,影响到网站项目的整个运作过程。它必须切中、真实、明确。

  通过背景分析,就可以清晰地了解网站建设的原因,存在的问题以及所要达到的目的,并由此推出网站的需求,建立起网站的虚拟状态。作为企业信息门户,网站建设要从一个企业的业务范围及特有的企业文化出发,向外界展示企业品牌形象,展现企业文化,以增强客户对公司及产品的了解和信赖;同时,在网站上在发挥初步的客户服务功能,加强对分公司、客户和经销商的联络和市场信息收集力度。

  此外,在背景分析中应明确:网站首要的是实现功能的多样化和实用化,其次便是成本的投入。因此,遵照经济、务实的原则,将效益最大化。

 


二、项目的实施方法
  作为一个项目,可以自身全部去完成网站开发,如果有实力的话;但是很多企业都愿意委托专业的网络公司去开发,这样对项目管理而言,相对增加了难度。下面主要就委外设计开发网站的项目进行介绍。

  如果实行委外开发,一般最好是采用招标的形式来决定谁来开发公司的网站。这样做的好处有:避免暗箱操作,使整个项目具有说服力;多家参考,可以预测整个行情的行价;自身有多种选择,可以在成本、价值、实力等方面之间进行最优化选择。

  当然,这里还需注意的是:①、招标、评标需要多人组合,以透明化;②、经过初步筛选后,不应该有太多公司进入决标阶段,一般有三到四家实力相当的公司就行了,以免打击投标公司的积极性。如果这里你还不了解项目要做到什么样的程度,那就高中低档的网络公司均选一代表参与决标,让大家共同表决。

  不管是否进行委外开发,项目立项后,都要成立相应的项目小组,而对于整个项目来说,这期间主要是网站公司的调研、开发过程了,我们要做的则是扮演一个监督者的角色,同时更是当一个合格的配合者。

  那项目如何来进行监控呢?别忘了还有合同的约束,拿着合同上的甘特图,定期向他们敲敲进度的警钟,并要他们定期向你以文件的形式汇报进展情况。当然,有事没事也可打打电话、发发E-mail问候一下,毕竟合同是死的,人是有感情的,一些小问题还是可以宽容的。

  不定期召开双方项目小组碰头会是很有必要的,因为随着项目的深入,双方都会发现与当初的想法有些偏差,坐下来进行互动沟通是使项目顺利进展的润滑剂。而且双方项目小组内部也应时常沟通,并进行明确的分工。

  当然,整个项目所发生的进程都应形成文字的形式,包括招标、调研、碰头会议、以及后来的上线调试所出现的系统毛病等等,一是使整个项目一目了然,有依有据;二是向领导汇报工作时更有说服力;三是当双方回顾项目时,能够清楚地知道要进一步改进的地方,积累经验。

 


三、项目的实施过程
  做一个项目,结果固然重要,但项目管理的闪光点就在于项目的实施过程。经验也就是从中而来,因下章将进行专门的项目分析,所以本章就以时间为线简单地罗列一下项目的整个过程:

  1.首先便是从思想上把它作为一个项目来抓,这样才能全面去考虑项目所需的各种资源。其次是组建项目小组,并由专人专职专心全程跟进本项目,在小组中,至少必须吸纳一名具有专业性或有操作经验的人参与。同时,小组内必须进行明确的分工。

  2.项目立项时,项目小组必须明确自身的建设目标,同时初步综合各部门的意见,形成网站的虚拟状态。在此基础之上,分析出本项目的初步预算成本。

  3.制订本项目的大体工作计划表,并在各相关部门设立一个网站需求联络员(这将为后来顺利提供相关资料打下基础)。

  4.项目正式对外启动,采用公开招标的形式决定承办者。

  5.以文本形成向领导汇报进度,重点描述成本预算,并得到领导的批准。

  6.决标,最终决定承办者,并签订合同(严格、谨慎地审察合同条款)。

  7.网络公司需求调研分析,期间,要求合作方全体人员至少与我们项目小组、网络需求联络员、部分中高层领导进行一次全方位的面对面沟通。

  8.各部门对需求分析进行确认,并要求各相关部门指定人员(一般为网络需求联络员)进行资料提供,确保资源的及时到位。

  9.严格执行合同条款,同时对合作方的参与人员进行随时监测,确保网站质量。

  10.经常与合作方进行沟通,并检查其进度,要求合作方在一定时期内提供进度表。

  11.各模块生成时与各相关部门进行同步检测,并得到模块使用部门负责人的确认(这是网站要顺利结项的重要方面)。

  12.全部模块系统开发完毕并整合在一起时,双方的全体人员应再次进行面对面的沟通,确保双方意见的一致性。

  13.上资料,并请我方领导的审定,进行最后的修改。

  14.上线前的培训,主要是系统模块的操作培训。

  15.正式上线运行。并随时反馈、更改使用时出现的问题。

  16.网站正式结项,交付相关文件。

  17.后期的长期维护。

  18.请重点注意以下几点:

  A、作为一个项目,目标、成本、完成期限是三个最核心的指标,它们贯穿全程。

  B、需求分析时一定要反映各方的意见,最终形成最后需求分析。

  C、请采用公开招标的形式。

  D、合同审定要慎重,特别是付款方面。同时,执行合同要严格!

  E、选择一个成熟的合作方是一个项目操作顺畅销与否的关键一步。

  F、得到部门及高层领导的大力支持,使之不在工作中再增加影响项目进程的工作。

  G、系统检测时,发现的错误应形成文本的形成,双方代表必须签字确认并生效。

  H、文件交付时,请注意查收源代码、运行说明书、验收报告等文件和电子光盘。

 


四、项目的综合分析
  “以铜为镜,可以正衣冠;以史为镜,可以知兴亡;以人为镜,可以明得失。”无论一个项目成功与否,都是值得回味的,现将网站项目管理运作中的诸多要素进行综合分析,以求与诸君共享。

  1、项目范围:也就是说一个项目的目的与需求是什么。这要求在项目启动前有个明确的答案(也就是刚才所说的背景介绍及推出的需求分析),而且在过程中坚定不移地执行下去。随着项目的深入,一般都会根据项目的实际情况或企业的某些建议进行某些需求的更改或转移,但必须明确的是所有的改动都要在项目范围限定下进行。

  为从根本上杜绝此类现象的出现,在项目开始时,就要充分调动各部门的积极性,彻底把各方需求收集整理,并由一个较专业的人员进行审核把关,而且在网络公司最终形成的需求分析书上要求各相关部门签字确认,这样所有涉及项目的人都清楚地了解了项目的范围。

  2、项目成本:这是一个项目的核心之一,这也是与网络公司在合同签订前讨论的焦点问题。成本预算必须依据以下几个标准:①、项目要达到什么样的目的,也就是说要做到什么样的效果;②、行情,包括一般企业做网站的费用、网络公司的整体报价及利润率;③、企业能承受的限度,这需要与老总们进行深入的沟通,着重描述网站的前景及能够带来的利益。④、如果企业以前做过网站的话,还得参考以前的价格,并加以说明。否则,前后网站建设所用花费用的不同,老板可不一定懂内幕哟。

  当然,一般项目成本包括:网站建设费用(即对方的报价:主要有调研费、设计费、系统开发费等等)、人员的工资与差旅费,如果需要租用空间或购买邮箱的话,还得加上空间租用费及邮箱费用。

  项目成本是个很慎重的要素,它与完成期限、目的组成了一个项目的三大核心。

  3、项目时间:刚才谈到完成期限是项目的三大核心之一,因此,如何控制项目的进展便是展现项目管理才能的最好体现。一般而言,一个项目的时间与项目开发的程度及双方的配合程度、合作方的实力等有关。

  如何去控制项目的进展时间呢?一个很有效的方法就是,在合作方制作甘特图之前,双方坐在一起认真讨论一下时间的安排问题,即何时能够做到哪一步必须在正式进入开发前双方都有一个完整的时间流程。之后,我们要做的是以时间流程来检查合作方的进展,并在阶段内要求合作方拿出书面性阶段性总结和下阶段计划,如果没有完成则必须说明原因,并提出改进意见,双方确认后便进入下一步工作。

  要注意的是,如果项目进展不是很顺利,则必须分析原因所在,是自身配合还是对方内部问题,并思考下一步该如何改进。假如此时发现合作方的实力并没有达到合作要求,或者说在正常的情况下合作方还接连二三个阶段都出现延期情况,则必须当机立断把合同终止,否则,项目操作将会很失败。

  4、项目人力资源:人是完成项目的主体,也是一个项目成败的关键所在。记得,我在做一个网站项目时,一再强调对方所能提供的团队是怎样的实力,差点都写进合同里去了,比如做这个项目合作方将投入多少人力资源;这些成员都曾经做过哪些相关网站;在下一阶段工作中,他们的档期是否有矛盾;能够从一而终的稳定的人力资源又有多少等等因素。一般而言,一个项目的投入人员与合作方的报价、期限等有关,但项目经理、美工、系统开发人员三方面是最主要的人力构成。

  但是,一个项目的人力往往又是难以控制的,因为对方的内部因素使得在合作过程中对合作方的人力资源常常失控。时时检查对方的进度不失为一个好的方法,每当一个阶段快要结束前的一二天打几个电话提醒合作方,让这个紧箍圈常常扣在对方的头上,让他们不敢担以轻心。当然,要把握一个度字,不然,合作可就难以进行了。如果不放心的话,那就把人力资源写进合同,顺便还可以把各人要投入的时间都写进去。

  在督促合作方的同时,也要注意自己工作小组的人力资源问题,而且要做到分工明确。什么资源由谁、在何时提供;谁负责前台检查,谁负责后台测试……身为项目经理千万别一人包干,否则,吃力还不讨好。

 

  5、项目沟通:一个项目容易出问题就出在沟通问题上,比如,在进行需求调研时,如果没有事先和各部门进行深入的沟通,各部门在被问及有什么样的需求时显得一头雾水,而沟通不到位又使得网站建设难以反映出一个企业的真正需求,从而使做出来的网站得不到众人的认可。

  因此,在项目进行合作时,不应该是双方项目经理的单线联系,双方全体人员非常有必要进行实质性的会谈,真正弄清双方的职责和需求,而且在执行过程中至少有二次全体人员的碰头会。沟通的方面自然就包括了:模块设置、系统开发需求、美工设计等方面。

  当一个项目出现延期时,应立即致电合作方的项目总监,并要求得到明确的改进方法,而不去和合作方的项目经理谈什么怎么会出现这样的事情等废话。

  对于自身而言,各相关部门应有专人跟踪此事,常常与他们进行沟通,并与他们的负责人取得一致意见,这样在项目结项时就会事半功倍了。

  6、项目质量:一个项目的好坏都有一个评判标准,也就是说,判断一个项目的成功或失败,必须从是否达到目标为基本判定标准外,还需要建立项目的质量标准。

  那一个项目的质量应该有哪些因素呢?首先从验收标准去考虑,其前台设计、架构展现、后台系统布置、功能应用等方面是否达到验收标准呢?其次是,所花费的成本是多少,这里面包括了人力、物力、财力,综合一下,看产出与投入是否成比例。最后是在验收后的应用情况,比如,功能是否得到全面的运用、网站的稳定性如何、使用者是否认可本网站的改革、浏览量是否上升等等。因此,控制一个项目的质量除了要严格执行合同和需求分析外,还要加大项目的后期维护、功能使用频率及网站的宣传推广。

  7、项目风险:每一个项目都有风险,比如,我曾在做一个网站项目时选择了是原先做那家公司网站的网络公司,然而在最初立项时却根本就没有考虑这家公司来参与,但后来在对方的诚意下才让他们初步入围,并最终选择他们更是一种风险的决策。

  所以,关键在于如何去控制风险?对合作方而言,我们必须前期对他们进行严密的考核,包括他们以往的经验、人才实力、企业资金实力、业界的口碑、现有手头的项目情况等;在合作进展过程中,除了以合同为基础进行检查外,还需要善于通过某些手段去调节对方内部一些问题。当然,发现风险初露萌芽时,及时与合作方进行沟通。对自身而言,除了时刻关注项目进展外,还要协调好内部的各项关系。

  风险利用得好的话,还可以收到一些意外的收获。比如在上面所提及的那个网站项目,我们以选择这家网络公司风险最大为由,要求对方提供一些更优惠的政策,如空间租用费减半、免费维护二年等。

  8、项目过程:项目过程是一个最为复杂的问题,它涉及到方方面面,包括人力、沟通、时间控制、矛盾的化解等。同时,这也是一个最不可确定的因素,因为,项目的不同,管理过程也不相同,但总的来说,这里有一个指导思想是:作为一个项目,必须全面统筹所需的人力、物力、财力,并将他们有效地进行计划、组织和监督,无论在进展中发生了什么事,都必须有大局观念,让项目随着既定计划进行。

  任何一个项目的成功运作都不是一二个人的事,它是集体智慧的结晶,而且一个项目的管理都是由一个个细节操作连贯而成的。当然,当一个网站项目结项时,项目小组的使命便已经完成,但是,后期的维护、网站的宣传推广也不是一件轻松的事,这里就不用笔墨去描述了。有机会的话,与大家共同探讨一下,企业网站如何宣传推广的问题。

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